Cuando se trata de dirigir un negocio, son importantes las relaciones, ya sea con clientes o con tus proveedores. Incluidos los bancos, que son tus proveedores financieros. 

Cuando hablamos de dinero, es importante estar en control. Por eso, si tienes un negocio, es necesario que consideres la posibilidad de crear un pool bancario. 

Este artículo te explicará paso a paso cómo construir y usar esta útil herramienta.

¿ Qué es el pool bancario de una empresa?

El pool bancario es una herramienta de ayuda en la gestión diaria del negocio. Una hoja de control donde se plasma, de forma lo más resumida y consolidada posible, el detalle de las deudas que mantenemos con nuestros bancos de relación.

Este documento incluirá toda la información que consideremos relevante (vencimientos, condiciones financieras, hitos de amortización…) de cara a la gestión de nuestra caja.

El control de tus fuentes de financiación es imprescindible para la salud de tu negocio. Tener una herramienta que te permita resumir y actualizar la situación de tus créditos y préstamos no es una opción si quieres que tu negocio se desarrolle y crezca sin sobresaltos.

¿ Por qué es importante construir tu pool bancario?

A continuación te damos 5 razones por las que debes considerar crear tu pool bancario:

Razón 1: Es un documento cada vez más solicitado por las entidades financieras.

Los bancos, al analizar la posible renovación de las líneas de crédito que mantienen contigo o que se plantean conceder nueva deuda, necesitarán saber cuál es tu endeudamiento actual, qué bancos trabajan contigo y qué dimensión tienen las líneas que te tienen concedidas.

Podrías pensar que dar toda esa información al banco es invasivo. Pero piénsalo de esta forma. Los bancos son tus «socios». Sin su dinero, muchos de los proyectos que tienes en marcha no habrían visto la luz. 

Ahora ponte en sus zapatos. Si tuvieras un cliente al que le dispensas la mercancía en el momento, pero te paga a plazos, ¿no querrías saber si te podrá pagar a tiempo o si por el contrario no te pagará porque le debe demasiado a otros proveedores, o por que se le juntan muchos pagos a diferentes proveedores en la fecha en la que te tiene que pagar a tí?

De cara a renovar las líneas de crédito que el banco te tiene concedidas, necesitará saber cuánto dinero tienes que devolver por deudas de otros bancos y en qué plazo. Esto es fundamental para saber si los rendimientos que genera el negocio de tu empresa son suficientes para cumplir las obligaciones de pago del dinero que te tienen prestado.

Razón 2. Verás de un vistazo la situación y dimensión de las deudas de tu empresa

Hoy día, tenemos que prestar atención a demasiadas cosas en nuestro negocio para mantenerlo a flote. Necesitamos que la información relevante esté accesible y lo más consolidada y visual posible.

El pool bancario es un documento que debe ser lo más resumido posible y que en una sola hoja seas capaz de ver la información más importante: líneas que están a punto de vencer, vencimiento de alguna cuota importante de tus préstamos…

Razón 3. Te mantiene informado de los hitos de vencimiento de tus créditos

Estarás al día en todo momento sobre cuándo vencen tus líneas de créditos y tus préstamos, por lo que podrás establecer un correcto cronograma de tus pagos, así como anticiparte a posibles cuellos de botella porque se junte el vencimiento de varias cuotas o líneas de crédito en alguna fecha. Por tanto te ayuda a mantener una sana planificación de tu cash-flow.

Usando un pool bancario efectivo, podrás acudir a tu entidad financiera con anticipación suficiente como para reorganizar tus deudas si el calendario de tus pagos se ve comprometido. 

No hay nada que haga más daño a la relación con tu banco que no cumplir tus hitos de pago a tiempo, aunque el incumplimiento sea por motivos puntuales o totalmente coyunturales, y el pago se materialice unos pocos días después de su vencimiento efectivo. Ésto manchará tu expediente crediticio y comprometerá futuras oportunidades de colaboración con tu entidad de referencia.

Razón 4. Visualmente podrás identificar la entidad financiera que más te apoya

Tu pool de bancos debe agrupar la deuda que mantienes con cada una de tus entidades financieras de relación. Esto te va a permitir saber si tu financiación depende en exceso de algún banco en concreto y te ayudará a decidir si te conviene gestionar “mover” algo de esa deuda a otro de tus bancos de relación o incluso iniciar conversaciones con una entidad financiera nueva. 

Esto te puede ahorrar el mal trago de que, a vencimiento de alguna de tus líneas de crédito con tu banco de referencia, decida recortar el apoyo financiero que te presta o incluso terminar la relación que mantengáis hasta entonces y te genere tensiones de liquidez imprevistas. 

Esta situación, que ahora lees y te parece inverosímil o cuanto menos muy lejana, es más común de lo que puedes imaginar. Cualquier cambio en la política de riesgos de tu banco de toda la vida puede hacer que tu negocio deje de interesarle. Bien porque el sector en el que te mueves ya no sea estratégico o sea considerado de alto impacto por alguna cuestión coyuntural (como es el caso de la construcción en la crisis de 2008, o más recientemente, el sector de la  restauración tras la crisis sanitaria del Covid19).

Por todo lo anterior es conveniente que mantengas tus deudas lo suficientemente repartidas entre varias entidades. Tu pool bancario, si está correctamente confeccionado, te va a permitir tener controlado este aspecto.

Razón 5. Te ayuda a conocer la salud de tu deuda

Estar endeudado no es malo. De hecho, es bueno si sabes manejar tus finanzas correctamente, decidiendo qué niveles de endeudamiento son sanos y sostenibles para tu negocio, así como la tipología de deuda a utilizar en cada momento. 

El pool bancario te va a ayudar a saber si tienes una deuda sobredimensionada, con líneas de crédito ociosas sobre las que estás pagando comisiones innecesariamente, o si tu deuda a corto plazo frente a tu deuda a largo plazo está llegando a cantidades poco justificables.

¿Cómo se hace un pool bancario?

De cara a elaborar tu pool bancario recuerda que debe ser un documento ejecutivo, es decir, que te de la mayor cantidad de información con el menor número de datos posible. 

Mi recomendación es que lo elabores en una hoja de Excel, que te va a permitir actualizarlo tanto como necesites y que, con el adecuado uso de las fórmulas que tienes disponibles, será un documento dinámico que arrastrará los cambios que incorpores al resto de la tabla.

A continuación te voy a indicar los campos que puedes incorporar en tu pool bancario, basado en mi experiencia y en los documentos de clientes con los que he trabajado. Pero recuerda que a la tabla le podrás incorporar o quitar la información que tu consideres. Haz un documento adaptado a tus necesidades y que mejor se adapte a tu negocio.

Como mínimo el pool bancario debería reflejar:

• Nombre del banco acreedor
• Tipo de financiación: préstamo, crédito, confirming, factoring, descuento comercial…
• Límite disponible
• Límite dispuesto
• Fecha de concesión
• Fecha de vencimiento
• Condiciones financieras (mi recomendación es separar en columnas la parte de las comisiones y de los intereses)
• Columna de observaciones: donde anotaremos cualquier aspecto importante de esa deuda, ya sea la garantía que lleve asociada (garantía pignoraticia en su caso, garantía hipotecaria…), o cualquier hito que pueda llevar aparejado (amortización de un préstamo o crédito que no sea lineal, como por ejemplo la reducción periódica del límite de un crédito que trimestralmente se ve recortado en un 25 %, etc.

Recuerda que lo recomendable es que el pool bancario sea un documento dinámico que se actualice diariamente, o con la mayor regularidad que tu tiempo de gestión o la de tu equipo financiero te permita.

¿Cuántos tipos de pool bancario hay?

Sobra decir que el pool bancario es un documento de trabajo, con un nivel de detalle tan amplio como hayas decidido darle. Este documento no tiene que ser el que entregues al banco cuando te lo solicita de cara a renovar tus líneas o estudiar la concesión de nueva deuda. 

Por esto podemos diferenciar entre dos tipos de pool bancario:

• El pool bancario detallado: este es el que utilizarás en la gestión de tu negocio y que debe contener la información que te ayude a mantener una caja sana. A anticiparte a los vencimientos que tengas previstos y posibles picos de pagos u otras eventualidades.
• El pool bancario resumido: Es un documento informativo que puedes enviar a los interesados sin comprometer la confidencialidad de tus finanzas y estrategias empresariales. En este caso, si bien es conveniente que el documento sea lo más transparente posible para no suscitar suspicacias en quien te presta el dinero, puedes obviar cierta información que te pueda perjudicar económicamente.

Me estoy refiriendo a que el banco con el que estés negociando la renovación o concesión de un nuevo crédito no tiene por qué saber cuánto te está cobrando la competencia en intereses o comisiones de apertura, comisiones de no disponibilidad, etc. 

Decide con  cabeza qué información te vas a reservar y cuál es útil que incluyas. A tu criterio lo dejo .

Conclusiones

El endeudamiento de tu empresa es uno de los aspectos más relevantes que deberías incluir en la gestión del día a día de tu empresa. El pool bancario es la herramienta de control que te facilita esa gestión. 

Es un documento que te ayudará en la relación con tus proveedores financieros. Algunos lo consideran un documento tan importante como pueda ser tu balance o tu cuenta de resultados. 

De su elaboración y de las variables que decidas contemplar harán que sea un documento sumamente útil, o por el contrario, un documento farragoso y difícil de actualizar.

Aunque su elaboración puede resultar algo tediosa si es la primera vez que lo haces, tenemos una plantilla que te facilitará el trabajo. Te la dejo en la sección de herramientas gratuitas de la web. Puedes descargarla en el siguiente enlace: