Mis objetivos con este artículo son dos:

• Por un lado explicarte de la forma más sencilla y clara que pueda conceptos básicos de contabilidad, para que puedas entender qué son las Masas Patrimoniales del Balance y porqué se estructuran de la manera que lo hacen. 
• Por otro lado, y una vez que hayas entendido lo anterior, al final del artículo encontrarás un regalo…una herramienta. Un Balance de Situación en una plantilla, con la que podrás montar tu propio balance y tener claramente clasificadas las Masas Patrimoniales del Balance de tu empresa, para que luzca así : 

Para comenzar, necesito que por favor, leas otra vez el título de este artículo: «Masas-Patrominales-del- Balance«. O lo que es lo mismo:

• Masas: Conjunto de cosas
• Patrimoniales: es decir, relativas al Patrimonio…o lo que es lo mismo, a los bienes. En este caso (y lo entenderás un poco más adelante) voy a añadir a la definición no sólo los bienes, también las obligaciones para tener esos bienes. Ambos se pueden estimar económicamente.
• Del Balance, también llamado Balance de Situación. Balance es sinónimo de estudio o evaluación de la «situación» de una empresa.

Es decir, vamos a observar los conjuntos o bloques de «bienes y obligaciones» que tiene una empresa en un momento concreto y que la hacen funcionar (mejor o peor…ya se verá).

Perdona la perogrullada pero la he encontrado muy ilustrativa.

Verás … para que una empresa exista es necesario…una buena idea (faltaría más). Pero esta idea, para verse convertida en empresa, ha debido materializarse en una serie de elementos o inversiones: un hotel necesita el edificio donde se desarrolla su actividad, las camas para los huéspedes, todo el mobiliario, etc; una cafetería necesita las mesas donde se sentarán los clientes, la máquina para café, la caja registradora…; hasta un freelance del marketing…necesita un portátil en el que desarrollar sus ideas/proyectos, entre otras cosas.

Estas inversiones cuestan «dinerito»…que tiene que salir de algún lado o mejor dicho…de varios lados posibles como ahora veremos.

Todas estas inversiones y flujos de bienes y efectivo («el dinerito»), son hitos que van pasando en la empresa. Para que cada paso que transcurre en la vida de la empresa quede lo más fielmente plasmado en algún sitio, se han creado varios documentos: Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estados del Flujo de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y la Memoria. Todos ellos se rigen por las normas que recoge el Plan General de Contabilidad.

Hoy nos vamos a centrar en el Balance de Situación.

¿Qué es un Balance de Situación?

Piensa en una casa, que te compras con tu pareja. No sé si tienes casa en propiedad ya o no. Si aún no la tienes, lo que te voy a contar aquí también te puede ser útil. 

Si eres como la gran mayoría de hogares en España, te habrás comprado tu casa financiándola con un préstamo hipotecario por un importe entorno a un 80 % del precio. El restante 20 % lo habréis puesto tu pareja y tú, de vuestros bolsillos, como socios de esa ilusionante empresa que acabáis de constituir…llamada familia 😉.

Así que piénsalo, por un lado tenéis vuestra flamante casa y por otro lado la deuda con la que habéis financiado buena parte de la compra de la casa, junto con el dinero que habéis puesto de vuestros bolsillos como socios de la vuestra recién formada «empresa familiar».  Imaginemos que vuestra casa costó 100 mil euros. Lo que ha pasado es algo así:

Este gráfico sería perfectamente replicable a cualquier empresa. Como acabas de ver en este ejemplo simplificado, el Balance de Situación no es más que una representación de lo que tiene una empresa (ya sean bienes o derechos) y por otro lado, el importe de las diferentes fuentes de dónde ha necesitado sacar fondos la empresa para obtener esos bienes (con dinero propio -de los socios-, o con dinero prestado -de los banco u otros acreedores-). Ambos lados del gráfico, por tanto, siempre tienen que sumar lo mismo (100 = 20+80).

Ahora extrapolemos este ejemplo al mundo de la empresa, y pensemos por ejemplo en una empresa dedicada al marketing digital:

• Se trata de una empresa formada por 3 amigos, que han invertido en el negocio 15k euros cada uno.
• Compraron una oficinita a las afueras de la ciudad por 80k eur, para lo que solicitaron al banco una hipoteca por el 60 % del valor de compra.
• Los equipos (ordenadores, impresoras, teléfonos…) están valorados en 10 k euros y los compraron en efectivo.
• Cuentan en el momento del ejemplo con 3k eur en la cuenta bancaria de su banco.

Balance de Situación Estructura

Con los ejemplos anteriores ya podemos intuir cuál va a ser la estructura del Balance de Situación. En concreto podemos distinguir tres masas:

• Por un lado tenemos el conjunto de los Bienes y Derechos al que llamamos ACTIVO. Ejemplos de los conceptos que van en el Activo: Inmuebles, coches y otros elementos de transporte, equipos informáticos, dinero en el banco, facturas pendientes de cobro a clientes (ventas que has realizado pero que aún no has cobrado y por tanto tienes un DERECHO de cobro por esas facturas)…
• Por otro lado tenemos la aportación de capital de los socios que llamamos PATRIMONIO NETO. El Patrimonio neto también incluye lo que se denomina Reservas, que es una hucha o colchón de seguridad que la empresa va engordando año a año con los Beneficios que no haya repartido entre los socios (en forma de dividendos); así como el Resultado generado por la empresa con su actividad cada año. Este resultado, en el asiento de cierre de cada año, y por decisición de los socios, irá parte a reservas y otra parte se repartirá en forma de dividendo entre los socios. Una empresa sana tendrá un Patrimonio Neto que suponga al menos el 25 % del Balance.
• Por último, también del lado de las obligaciones, tenemos las deudas adquiridas con entidades financieras y acreedores, que llamamos PASIVO. Ejemplos de los elementos que van en el Pasivo: deudas con bancos, facturas que aún no has pagado a tus proveedores o acreedores, principalmente.

Por dejarte meridianamente clara la estructura del Balance de Situación, quiero que pienses en el Patrimonio Neto y el resto del Pasivo como cualquier financiación que tu empresa pueda recibir de terceros, ya sea de los socios de la empresa, de los bancos, de tus proveedores (estos últimos por dejarte pagar tus suministros más tarde, en lugar de en efectivo cuando te los llevas).

El Activo por su parte es en qué se han materializado esas financiaciones recibidas de terceros (en locales, en equipos informáticos, en dinero que guardas en el banco…)

Podemos dar una vuelta de tuerca más a estos conceptos y dividirlos por elementos que pertenezcan al corto plazo o al largo plazo, entendiendo corto plazo, siempre un periodo inferior a 1 año. Me explico, y volviendo al ejemplo de la empresa de marketing digital:

– En el Activo por ejemplo, tienes contabilizado una oficina que has comprado, tu intención es mantener esa oficina en tu balance por muchos años. Ahora bien, también tienes facturas pendientes de cobro de algunos de tus clientes, que esperas cobrar en un par de  meses, porque así negociasteis la forma de pago para el proyecto de esos clientes.

– En cuanto al Pasivo, puedes tener una deuda como la hipoteca que has pedido para comprar la oficina, que tendrás que devolver en varios años; pero también tienes el saldo de la tarjeta de crédito por comprar una impresora 3D y que vas a devolver el plazo de 6 meses por ejemplo. También tienes una factura por el toner las impresoras, que has negociado con tu suministrador Canon pagar a 60 días en vez de en efectivo cuando te las dispensan.

¿Qué Grupos Forman Parte del Balance de Situación?

Si nos ponemos en «modo teórico», el Plan General de Contabilidad, con la intención de dar un poco de orden a la contabilización de lo que pasa en las empresas y para evitar que cada empresa contabilice a su manera y llame a cada cosa de una forma distinta, creó una nomenclatura o lenguaje propio extensivo a todas las empresas, con el que describir qué pasa y qué tienen las empresas. Este es el llamado Cuadro de Cuentas.

El cuadro de cuentas funciona como un glosario y se estructura desde lo más general o Grupos, a los más particular que son las Cuentas y las Subcuentas (para poder ser mucho más específicos).

Si queréis conocer en detalle el Cuadro de Cuentas, este se aprobó en el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre y está publicado desde entonces en el Boletín Oficial del Estado (os dejo aquí el enlace: https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2007-19884).

Para que no os volváis locos con tanto epígrafe, os condenso en la tabla siguiente el contenido principal (que no completo) del Cuadro de Cuentas y cómo se aplicaría a las masas patrimoniales del balance: 

Balance de Situación Final

A estas alturas del artículo intuirás que el Balance de Situación Final mostrará la foto retrato de nuestra empresa al cierre de un ejercicio (que suele coincidir con el 31 de diciembre de cada año, aunque no tiene porqué). 

Por ese motivo el Balance de Situación Final debe reflejar qué ha pasado con la actividad comercial de la empresa. ¿Qué quiero decir con esto? Debe mostrar si todo el trabajo hecho por la empresa durante ese año, ha dado frutos en forma de beneficios o ha sido un mal año  y por tanto ha generado pérdidas.

Aquí es muy importante que tengas claro que NO hablamos de cuánto dinero tiene la empresa en el banco. Sino si lo que ha vendido y al precio al que lo ha vendido compensa todos los gastos que haya tenido que afrontar la empresa (con independencia de si esas ventas ya se han cobrado o si los gastos ya se han pagado).

Todo lo relativo a ingresos y gastos se refleja en otro documento contable llamado Cuenta de Resultados (o Cuenta de Pérdidas y Ganancias, o P&L). Este documento no te lo voy a explicar en este artículo, por no hacerlo excesivamente extenso. Échale un ojo a esta entrada del Blog donde te hablo de la Cuenta de Resultados.

Dicho lo anterior, el resultado de la empresa, ya sea beneficio o pérdida, lo vas a indicar en la parte del Pasivo en una cuenta dentro del Patrimonio Neto llamado «Resultado del Ejercicio».

En el siguiente punto te explico qué pasa con el Resultado del Ejercicio y cómo se contabilizan las diferentes opciones en función de si el resultado sea positivo o negativo.

Balance de Situación Inicial

Si el Balance de Situación Final muestra la situación de la empresa al final del ejercicio, el Balance de Situación Inicial mostraría la foto de la empresa al comenzar el nuevo ejercicio.

Este documento es interesante, sobre todo, para saber qué han decidido hacer los socios con el beneficio de la empresa (si es que lo tuvo).

¿Qué quiero decir con esto? Se pueden dar tres escenarios posibles:

• Que la empresa tuviera Pérdidas al final del ejercicio recién acabado. En este caso la pérdida reducirá el importe del Patrimonio Neto (que recordarás es lo aportado por los socios más el posible colchón que haya podido ir acumulando la empresa con los beneficios de años anteriores). Este importe negativo queda registrado contablemente en una cuenta que se llama «Resultados Negativos de años Anteriores«, que está dentro del Patrimonio Neto.
• Que la empresa tuviera Beneficios al final del ejercicio recién acabado y haya decidido no repartir «Dividendos». En este caso todo el Beneficio del año anterior se «pasa» a otra cuenta contable llamada «Reservas» dentro del Patrimonio Neto. Pero, ¿qué son los dividendos? Es la parte de los beneficios que los socios deciden quedarse como remuneración al riesgo que asumen por haber puesto su dinero en la empresa (los bancos cobran intereses por el dinero que prestan a la empresa…los socios cobran dividendos…tanto los intereses como los dividendos remuneran el riesgo asumido por el dinero prestado a la empresa).
• Que la empresa tuviera Beneficios al final del ejercicio recién acabado y los socios hayan decidido repartirse parte de esos beneficios en forma de Dividendos. La parte que no se quedan los socios va a «Reservas» como en el punto anterior. El resto va a los bolsillos de los socios en forma de Dividendos. Contablemente este caso y el anterior quedan registrados de la siguiente forma:

Ejemplo de Balance de Situación

El Balance de Situación es un documento contable básico que tienen la obligación de tener TODAS las empresas. 

Me ha parecido interesante ponerte como ejemplo el Balance de Situación de una de las mejores empresas españolas, que envidian y al que aspiran el resto de los «mortales».

A continuación tienes el Balance de Situación con el que cerró 2020 Juan Roig su archiconocida Mercadona:

¡Ojito al dato! Que los datos de este balance consolidado (Balance de Situación que agrupa las cifras de un grupo de empresas) está en miles de euros. Es decir, que en plena pandemia, Papi Roig tenía una caja a final de año de más de 2.500 millones de euros (casi el 24 % del total de su Activo)…suficiente para curarle el hipo a cualquiera.

Evidentemente no tienen deudas comerciales (Clientes o Deudores) porque, al ser un supermercado, cobran todas sus ventas al momento y en efectivo.

Nuestros amigos de Mercadona, apenas tienen o no tienen deuda bancaria (habría que ver con detalle el desglose de Pasivo No Corriente),  además se están financiando con los proveedores a quienes les pagan con diferimiento (si mal no recuerdo Mercadona paga a sus proveedores a 30 días). Esa financiación que le dan sus proveedores es lo que le permite tener una Tesorería tan aplastante.

Balance de Situación Pymes

Los datos del Balance de Situación de Mercadona son escandalosamente exagerados y difíciles de leer para quien se pone delante de un balance las primeras veces. 

En España una empresa como Mercadona es casi una anécdota. Más del 94 % del tejido empresarial de nuestro país está formado por microempresas, así que lo justo sería poner como ejemplo el Balance de Situación de una pyme.

Hay una empresa a la que tengo especial cariño. Es una empresa de Granada, la ciudad en la que nací y en la que vive mi familia; además es una empresa familiar, gente encantadora con la que tuve la suerte de coincidir durante mi etapa de banca. Se trata de Herogra Fertilizantes SA, dedicada a la producción y comercialización de fertilizantes para la producción agrícola:

Aunque he escogido un Balance con unas cifras que ya quisieran muchas pymes, su composición se parece más a lo que habitualmente muestra una pyme tipo. Me explico…

Fíjate en la Tesorería…no llega al 4 % del Activo Total. Además las Existencias y los Deudores Comerciales representan el 65 % del Balance. Para ver si la empresa está sana o no tendrás que ver muy bien cómo gestionan las existencias y los plazos de cobro a clientes para comprobar que no tienen problemas de liquidez (si tienen que pagar a sus proveedores y aún no han cobrado a sus clientes, esto se puede llevar por delante la empresa).

Lo ideal es que una empresa tenga un Patrimonio Neto de al menos el 25 % de su Balance Total. No obstante, cuando hablamos de pymes es raro encontrar empresas tan capitalizadas como Herogra.

Quiero que te fijes ahora en dos puntos muy importantes:

• La Deuda con Entidades de Crédito que entre el corto plazo y el Largo Plazo suponen más del 45 % del Balance Total. Habrá que analizar con la cuenta de Resultados y los Estados de Cash-Flow, si la empresa tiene músculo para afrontar y repagar toda su deuda.
• Los proveedores son más de 26 millones de euros. Tienes que fijarte mucho en que los plazos de pago sean lo suficientemente amplios para que no se haga cuello de botella con los cobros de clientes que teníamos en el Activo.

Balance de Situación Plantilla

Si has llegado hasta este punto del artículo espero de corazón te haya podido ayudar a entender un poco mejor estos conceptos tan áridos relacionados con el Balance de Situación.

Quiero dar un respiro a tu esfuerzo con esta herramienta gratuita que he creado para tí con la idea de facilitarte el montaje del esqueleto del Balance de Situación de cualquier empresa.

Gracias por dedicarme tu tiempo con la lectura de este artículo. Espero haber sido capaz de añadirte valor, dando una visión sencilla y clara de lo que es un Balance de Situación.

Si quieres que comente algún concepto relacionado con las Finanzas con el que te pueda ayudar, házmelo saber en los comentarios.